تفاوت سند عادی و سند رسمی ملک

سند رسمی و سند عادی دو نوع از اسناد مهم در حوزه مالکیت به شمار می‌آیند که هر یک ویژگی‌ها و خصوصیات خاص خود را دارند. سند عادی به عنوان یک مدرک غیررسمی، خارج از چارچوب دفاتر معتبر تهیه می‌شود و به همین دلیل فاقد استانداردهای قانونی لازم است. نمونه‌ای از این اسناد، قولنامه اجاره خانه است که به سادگی تنظیم می‌شود.

از سوی دیگر، سند رسمی یک مدرک معتبر و دارای اعتبار قانونی است که تحت نظارت و با رعایت قوانین خاص در دفاتر اسناد رسمی ثبت می‌گردد. این دسته از اسناد شامل اسناد حقوقی، ثبتی و قراردادهای مختلف می‌شود. تفاوت‌های موجود در اعتبار و نحوه اثبات این دو نوع سند، اهمیت آشنایی با ویژگی‌های آن‌ها را دوچندان می‌کند. در ادامه، به بررسی عمیق‌تر انواع سند، خصوصیات سند رسمی و تفاوت‌های کلیدی بین این دو نوع خواهیم پرداخت.

سند رسمی چیست؟

سند رسمی یکی از مهم‌ترین انواع اسناد قانونی است که تحت نظارت اداره ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شود. این اسناد بر اساس مقررات مشخص و با دقت بسیار بالا تدوین می‌گردند و مأمورین رسمی که وظایف آن‌ها به ‌طور خاص توسط قانون تعیین شده، بر روند تنظیم و اعتبار آن‌ها نظارت دارند. این مأموران می‌توانند از کارکنان دولت، اعضای هیئت‌ مدیره کانون وکلای دادگستری یا کارشناسان رسمی باشند.

اسناد رسمی از اعتبار قانونی بالایی برخوردارند و در مورد وراث، طرفین و قائم‌ مقام‌ها دارای اعتبار هستند؛ اما اعتبار آن‌ها در مورد اشخاص ثالث تنها در صورتی برقرار است که قانون به صراحت به آن‌ها اشاره کند. تاریخ تنظیم این اسناد نیز از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و می‌تواند تأثیرات زیادی بر حقوق و تعهدات مربوطه داشته باشد.

اسناد رسمی به عنوان مدارکی معتبر و قانونی، ویژگی‌های خاصی دارند که آنها را از سایر اسناد متمایز می‌کند.

• نخستین و مهم‌ترین خصوصیت این اسناد، تنظیم آنها در حضور مأموران رسمی دولت است؛ بدین معنا که این مأموران ممکن است از کارکنان شهرداری، سردفتران اسناد رسمی یا اعضای وزارتخانه‌ها و کانون‌های وکلا باشند. این حضور نه تنها اعتبار سند را افزایش می‌دهد، بلکه تضمینی برای رعایت قوانین و مقررات در مراحل تنظیم آن محسوب می‌شود.

• ویژگی دیگر این اسناد، تنظیم‌ کنندگان آنها هستند که با صلاحیت و شایستگی قانونی خود، اقدام به تهیه این مدارک می‌کنند.

• همچنین، تنظیم اسناد رسمی مستلزم رعایت تشریفات خاصی است که به اعتبار و قابلیت استناد آنها می‌افزاید.

• علاوه بر این، هزینه کمتری برای تنظیم این اسناد در نظر گرفته می‌شود و احتمال بروز معاملات معارض در این نوع اسناد به طور قابل توجهی کاهش می‌یابد که خود عاملی برای افزایش اطمینان در معاملات قانونی محسوب می‌شود.

سند عادی چیست؟

سند عادی به مجموعه‌ای از مدارک اطلاق می‌شود که بدون رعایت تشریفات قانونی و ثبت رسمی تنظیم می‌گردند و در نتیجه، اعتبار آنها به طور کامل تضمین نشده است. این اسناد معمولاً توسط اشخاصی که صلاحیت لازم را ندارند، تهیه می‌شوند و در نتیجه در مواردی که اصول قانونی رعایت نشده باشد، اعتبار خود را از دست می‌دهند. اگر یک سند عادی دارای نسخه‌های متعدد باشد، تنها در صورتی که نسخه اصلی امضا شده باشد، از اعتبار لازم برخوردار خواهد بود. به علاوه، تاریخ درج شده در این اسناد تنها برای افرادی که در زمان تنظیم قرارداد حضور داشته‌اند، معتبر خواهد بود و به همین دلیل، استفاده از این نوع مدارک می‌تواند با ریسک‌های حقوقی همراه باشد.

این اسناد، مانند قولنامه‌ها و مبایعه ‌نامه‌ها، بر اساس توافقات خصوصی میان طرفین شکل می‌گیرند و در واقع نمایانگر توافقات و تعهدات آن‌ها هستند. در مقابل، اسناد رسمی تحت نظارت و با تأیید مراجع قانونی تنظیم می‌شوند و از اعتبار بیشتری در محاکم برخوردارند. به همین دلیل، اسنادی که تمامی ویژگی‌های قانونی اسناد رسمی را نداشته باشند، به عنوان اسناد عادی شناخته می‌شوند، حتی اگر به وسیلة یک مقام رسمی تهیه شده باشند، چرا که فقدان صلاحیت آن مقام در تنظیم سند، اعتبار آن را کاهش می‌دهد؛ لذا، درک تفاوت‌های میان این دو نوع سند برای هر فردی که در حوزه حقوق و قراردادها فعالیت می‌کند، امری ضروری است.

تفاوت سند رسمی با عادی

سند رسمی و سند عادی از نظر ماهیت و اعتبار تفاوت‌های قابل توجهی دارند که تأثیرات عمیقی بر نحوة تعاملات حقوقی افراد می‌گذارد. سند رسمی، به واسطة نظارت و تأیید مأمورین دولتی، از اعتبار بالاتری برخوردار است و در صورت بروز اختلاف، به عنوان مدرک قوی‌تری در محاکم قضایی پذیرفته می‌شود. این اسناد با رعایت تشریفات قانونی خاصی ایجاد می‌شوند و در دفاتر ثبت می‌شوند، بنابراین در صورت گم شدن، به سادگی می‌توان رونوشت آن‌ها را تهیه کرد. در مقابل، اسناد عادی به دلیل عدم تشریفات قانونی و اعتبار محدودشان، در معرض جعل و تردید بیشتری قرار دارند و اعتبار آن‌ها تنها به توافق طرفین بستگی دارد. همچنین، تاریخ‌ گذاری اسناد رسمی برای اشخاص ثالث قابلیت استناد دارد، در حالی که تاریخ اسناد عادی این ویژگی را ندارد.

در زمینه اموال غیرمنقول، قوانین گذشته به وضوح سند رسمی را معتبرتر می‌دانستند، اما تغییرات قانونی اخیر موجب شده که اسناد عادی نیز در محاکم قابل پذیرش باشند و این موضوع به بروز اختلافات و دعواهای حقوقی میان متعاملین دامن زده است. با این وجود، در صورت مفقودی سند رسمی، امکان تهیه رونوشت آن به سادگی وجود دارد، در حالی که گم شدن سند عادی به معنای از دست رفتن حق و اعتبار آن است. این پیچیدگی‌ها و تفاوت‌ها در نهایت می‌تواند به سردرگمی و چالش‌های حقوقی بیشتر بین افراد منجر شود.

چه زمانی سند عادی رسمی می‌شود؟

تبدیل یک سند عادی به رسمی فرایندی است که در آن، اعتبار و قدرت قانونی یک سند افزایش می‌یابد. این تبدیل به ‌ویژه در مواردی مانند معاملات ملکی یا قراردادهای مهم حائز اهمیت است، زیرا تنها اسناد رسمی هستند که در محاکم قضایی قابل استناد و پذیرش هستند. برای رسمی شدن یک سند، حضور مأمور دولتی، نظیر سردفتر، الزامی است؛ چراکه این شخص مسئولیت تنظیم و ثبت سند را برعهده دارد. همچنین، صلاحیت قانونی سردفتر و امضای طرفین معامله از دیگر شرایط ضروری به شمار می‌روند.

پس از طی مراحل اداری و تأمین مدارک لازم، از جمله اسناد هویتی و مستندات ملکی، سند عادی به رسمی تبدیل می‌شود و این امر موجب می‌گردد تا مالکیت یا حقوق مربوط به آن به‌ طور قانونی و رسمی به رسمیت شناخته شود. در نتیجه، وجود یک سند رسمی در دعاوی و معاملات، نه ‌تنها امنیت بیشتری به همراه دارد، بلکه اعتبار لازم برای دفاع از حقوق افراد را نیز فراهم می‌سازد.

در نظام حقوقی ایران، تبدیل یک سند عادی به سند رسمی زمانی محقق می‌شود که آن سند تحت نظارت و در حضور مأموران قانونی، مطابق با مقررات و ضوابط مشخص، به ثبت برسد. به عبارت دیگر، هرگاه فردی به دفتر اسناد رسمی مراجعه کرده و اقدام به ثبت یک توافق ‌نامه یا قرارداد کند، آن سند با دریافت امضای مراجع ذی‌ صلاح و درج در دفاتر قانونی، اعتبار رسمی پیدا کرده و به عنوان سند رسمی شناخته می‌شود. این فرایند نه تنها به تأیید اعتبار محتوا و صحت اطلاعات مندرج در سند کمک می‌کند، بلکه در صورت بروز اختلافات، به عنوان یک مدرک معتبر در محاکم قضایی نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد.

تفاوت سند رسمی در قانون مدنی و قانون ثبت

تفاوت سند رسمی در قانون مدنی و قانون ثبت به‌ وضوح در تعریف و کارکردهای این دو حوزه نمایان می‌شود. در قانون مدنی، سند رسمی به عنوان مدرکی معتبر شناخته می‌شود که توسط مقامات صلاحیت ‌دار تنظیم و تأیید شده است و قابلیت استناد در محاکم را داراست. از سوی دیگر، قانون ثبت به ‌طور خاص بر روی فرایند ثبت این اسناد تأکید دارد و هر سندی که در این فرایند ثبت شود، به‌ طور خودکار به عنوان سند رسمی تلقی می‌شود.

به عبارت دیگر، تمامی اسناد رسمی که در قانون مدنی به‌عنوان مستندات معتبر شناخته می‌شوند، در قانون ثبت نیز به ثبت می‌رسند، اما قانون ثبت بیشتر بر روی نحوه و ضمانت اجرای این ثبت تأکید دارد. در نتیجه، هر چند هر دو قانون به نوعی به اسناد رسمی اشاره دارند، اما تمرکز و الزامات آنها در زمینه‌های متفاوتی قرار دارد.

جمع بندی

سند رسمی و سند عادی، دو نوع کلیدی از اسناد مالکیت هستند که هر یک با ویژگی‌ها و الزامات خاص خود شناخته می‌شوند. سند عادی، مستندی غیررسمی است که معمولاً در محیط‌های غیرقانونی و بدون نظارت نهادهای رسمی تهیه می‌شود، بنابراین اعتبار آن به ‌طور طبیعی کمتر از اسناد رسمی است؛ به عنوان مثال، قولنامه اجاره منزل می‌تواند مصداقی از سند عادی باشد. در مقابل، سند رسمی به مستنداتی اطلاق می‌شود که با رعایت قوانین و مقررات مشخص در دفاتر اسناد رسمی ثبت می‌شوند و از اعتبار قانونی بیشتری برخوردارند.

این اسناد شامل قراردادها، اسناد ثبتی و حقوقی هستند و به‌ طور معمول در دعاوی حقوقی به عنوان مدارک معتبر پذیرفته می‌شوند. به‌ علاوه، تعریف سند در علم حقوق به نوعی به اعتبار و قابلیت استناد آن اشاره دارد؛ به‌ طوری که هر نوشته‌ای که بتواند در مقام دعوا یا دفاع مورد استفاده قرار گیرد، به‌ عنوان سند شناخته می‌شود. از این ‌رو، درک دقیق تفاوت‌ها و ویژگی‌های این دو نوع سند می‌تواند در پیشگیری از مسائل حقوقی مؤثر باشد و به افراد کمک کند تا در مواجهه با دعاوی حقوقی به درستی عمل کنند.