در سامانه ی دیرباز این امکان برای کارگزاران فراهم شده است تا همکاران خود را دسته بندی نموده و دسترسی های اختصاصی را برای ایشان تنظیم نمایند. بدین ترتیب تعامل و همکاری موثری بین کارشناسان املاک شکل خواهد گرفت. در ادامه این روند را به صورت گام به گام شرح خواهیم داد.
چنانچه افرادی در دایره ی همکاران شما وجود دارند که شما قصد دارید برخی دسترسی های اختصاصی به پرونده های املاکتان را به آنها بدهید تا در روند جستجوی مشتری به شما کمک موثرتری بکنند، می توانید آنها را به گروهی از همکاران اضافه نمایید تا تنظیمات دسترسی برای ایشان به صورت ساده تر انجام پذیرد. نخستین گام ایجاد گروه جدید می باشد. برای این منظور از نوار ابزار سمت راست پنل کاربری خود، گزینه ی «فهرست ها و املاک» و سپس «گروه بندی همکاران» را انتخاب نمایید. با کلیک بر روی دکمه ی «افزودن گروه» می توانید گروه جدیدی را نامگذاری و تعریف کنید.
برای مثال نام «همکاران شیراز» را برای ایجاد نخستین گروه بر می گزینیم. شما می توانید این نام گذاری را بر مبنای تخصص همکارانتان و یا محدوده ی فعالیت ایشان نیز انتخاب کنید.
پس از ثبت اطلاعات، به صفحه ای هدایت خواهید شد که می توانید اعضای گروه و همچنین سطح دسترسی آنها را به بخش های مختلف پرونده های املاک را تنظیم نمایید. این دسترسی ها بر اساس نام گروه فرم ها و نام زیر گروه آنها دسته بندی شده است. برای مثال در فرم افزودن ملک، نخستین گروه فرم ها با نام «مشخصات ملک» وجود داشت. پارامترهای این فرم نیز در سه زیرگروه «اطلاعات سند»، «آدرس» و «سایر اطلاعات» قرار گرفته بود. به همین صورت نیز فرم مربوط به تعیین وضعیت قرارداد وجود دارد.
بیشترین سطح دسترسی همکاران شما به پرونده های املاک، مشاهده ی اطلاعات آن می باشد و امکان ویرایش اطلاعات برای آنها وجود ندارد.
در قسمت اعضای گروه شما از میان کارگزاران سامانه می توانید همکاران خود را برگزینید. همچنین می توانید با وارد کردن بخشی از نام و یا شماره تلفن همراه آنها اقدام به جستجوی اعضا نمایید.
(نام ها و شماره تماس های موجود در تصاویر زیر همگی به صورت تصادفی ایجاد شده اند.)
به دسترسی ها و نام اعضای گروه در مثال فوق توجه فرمایید. در ادامه نحوه ی نمایش اطلاعات به اعضای این گروه بررسی خواهد شد. پس از انجام تنظیمات مورد نظر، بر روی دکمه ی «به روز رسانی» کلیک می کنیم و به صفحه ی «مدیریت پرونده های املاک» باز می گردیم.
حال پرونده ی مورد نظر خود را انتخاب نمایید، در قسمت «عملیات» بر روی سه نقطه کلیک کرده و گزینه ی «مدیریت همکاران و دستیاران» را انتخاب کنید.
در بالای صفحه ی باز شده، کارت ملک مورد نظر نمایش داده شده است و در ادامه ی آن دو قسمت وجود دارد. نخست بخش مربوط به مدیریت همکاران پرونده، بخش دوم مربوط به مدیریت گروه های همکاران و نهایتا بخش سوم نیز مربوط به مدیریت دستیاران پرونده می باشد.
پیش از ادامه ی روند کار با این بخش ها لازم است توضیحاتی پیرامون هر قسمت داده شود؛
همکار به کارگزاری اطلاق می گردد که می خواهد در روند فروش ملک به شما یاری رساند. همکار می تواند اطلاعات پرونده ی ملک شما را به مشتریان خود ارایه نماید، اما جهت بازدید و انعقاد قرارداد حتما با شما تماس خواهد گرفت. در ازای آن با رضایت شما می تواند در درصدی از پورسانت انجام معامله شریک شود.
شما می تواند گروهی را از همکاران در پورتال خود ایجاد نمایید. بدین ترتیب خواهید توانست تنها با تعریف دسترسی به یک یا چند گروه از همکاران، به طور همزمان دسترسی های مربوطه را به اعضای گروه همکاران بدهید.
دستیار پرونده به کارگزاری گفته می شود که مورد اعتماد شماست (معمولا دستیارتان در بنگاه معاملاتی شما) و علاوه بر دسترسی به اطلاعاتی از پرونده که شما برای وی تعیین نموده اید، مشتریان می توانند جهت درخواست اطلاعات و یا بازدید نیز مستقیما با ایشان تماس حاصل نمایند. بدیهی است جهت انعقاد قرارداد تنها شما مجاز به انجام آن خواهید بود و در نهایت خریدار و فروشنده در حضور شما معامله را به انجام می رسانند. لازم به ذکر است هر کارگزار تنها مجاز به منسوب کردن دو نفر به عنوان دستیار هر پرونده می باشد.
