مهمترین قسمت سامانه ی دیرباز، بخش مدیریت فهرست ها می باشد. منظور از «فهرست» همان فایل یا پرونده ی اطلاعات ملک است.
ثبت اطلاعات ملک در سامانه ی دیرباز به صورت ساختارمند انجام می شود. علیرغم اینکه عناوین و پارامترهای زیادی برای ثبت یک ملک وجود دارد و ممکن است در نگاه اول تکمیل آنها با دشواری زیادی روبرو باشد، ابزار و امکاناتی برای این سامانه پیشبینی و طراحی شده است که امتیازاتی را در اختیار کارگزاران قرار خواهد داد. این امتیازات را به مرور و در طول انجام گام به گام فرآیند ثبت و انتشار فهرست یک ملک توضیح می دهیم.
با کلیک بر روی ابزار «فهرست ها و املاک» و پس از آن «مدیریت پرونده های املاک» در نوار ابزار سمت راست پنل کاربری، وارد داشبورد مربوطه می شوید. با کلیک بر روی دکمه ی «افزودن ملک» فرآیند ثبت اطلاعات اولین فهرست را آغاز می کنیم.
نخستین گام در افزودن فهرست جدید، تکمیل اطلاعات زیر می باشد. بدین ترتیب یک شناسه انحصاری برای ملک مورد نظر ایجاد شده و پرونده ی مربوطه در گروه بندی و دسته بندی های انتخابی قرار خواهد گرفت.
پس از کلیک بر روی دکمه ی «ثبت اولیه ی ملک»، به فرم افزودن ملک هدایت می شوید. اطلاعات مربوط به هر ملک به گونه ای منظم شده اند که هر پارامتر در یک «گروه» و یک «زیر گروه» قرار می گیرد. بدین ترتیب یافتن اطلاعات مربوطه ساده تر انجام می پذیرد. برای مثال در فرم زیر پارامترهای «کد پستی»، «کد نوسازی» و... در گروه «مشخصات ملک» و زیر گروه «اطلاعات سند» قرار دارد.
در گوشه ی بالای فرم دو دکمه قرار دارد که به وسیله ی آنها قادر خواهید بود نحوه ی نمایش فرم را مدیریت نمایید. به صورت پیشفرض و در راستای ساده تر شدن فرآیند، گزینه ی «فقط فیلدهای اجباری» انتخاب شده است. این گزینه تنها پارامترهایی را در فرم نشان می دهد که تکمیل آنها جهت ثبت و انتشار پرونده الزامی می باشد. با انتخاب «نمایش تمام فیلدها»، علاوه بر پارامترهای اجباری فرمها، پارامترهای اختیاری نیز ظاهر می شوند. بدین ترتیب فرم طولانی تر و کاملتری را در اختیار خواهید داشت. لازم به ذکر است این دو دکمه تنها نمایش فیلدها را کنترل می کند و با انتخاب آنها، تغییری در اطلاعات وارد شده اتفاق نمی افتد.
ثبت اطلاعات منحصر به فرد ملک این امکان را به شما می دهد که پرونده ی مذکور را به صورت انحصاری در سامانه ی دیرباز ثبت نمایید. بدین ترتیب چنانچه پرونده ی شما منتشر شده باشد، کاربر دیگری امکان ثبت اطلاعات با کد پستی یا کد نوسازی را نخواهد داشت. همچنین اگر پیش از شما کارگزار دیگری اطلاعاتی از ملک را ثبت کرده باشد و پرونده ی وی از بازار خارج شده باشد، با ورود کد پستی یا کد نوسازی و یا اطلاعات مربوط به سند ملکی مربوطه، اطلاعات ثبت شده در خصوص ملک (بدون اطلاعات مربوط به مالک یا قرارداد مربوطه و یا یادداشت های شخصی کارگزاران قبلی) بازیابی می شود و دیگر نیازی به تکمیل مجدد آن ها را نخواهید داشت، گرچه قادر خواهید بود آنها را ویرایش و تکمیل نمایید. لازم به ذکر است مشخصات مربوط به ملک و سند مالکیت برای کاربران دیگر مقدور نمی باشد.
پس از تکمیل فرم «مشخصات ملک»، فرم بعدی مربوط به «مشخصات مالک» را انتخاب نمایید و آنها را وارد کنید. چنانچه یک ملک بیش از یک مالک یا نماینده داشته باشد،می توانید با کلیک بر روی دکمه ی «+»، مشخصات فرد دیگری را نیز اضافه نمایید. اطلاعات مربوط به مالکین به کاربران دیگر نمایش داده نخواهد شد. این اطلاعات جهت تنظیم قرارداد بعدا مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
در فرم مشخصات کارشناس، اطلاعات شما مطابق با آنچه تکمیل نموده اید و مورد تایید مدیر سایت نیز قرار گرفته است به صورت خودکار ذخیره می گردد. اطلاعات هویتی و خصوصی شما شامل کد ملی، آدرس منزل، تاریخ تولد و غیره در اختیار کاربران دیگر قرار نخواهد گرفت.
در فرم جزییات قرارداد، اطلاعاتی از جمله قیمت، تاریخ تحویل و تاریخ انتقال سند قید می گردد.
در فرم «سایر»، شما قادر خواهید بود اطلاعاتی از قبیل دیگر شماره تماس ها جهت دریافت اطلاعات،تاریخ عمومی بازدید از ملک، یادداشت های شخصی و ... را ثبت نمایید. یادداشت های شخصی را به تعداد دلخواه می توانید به پرونده اضافه نمایید. این یادداشت ها به صورت پیشفرض تنها توسط خود شما قابل رویت خواهند بود. در صورتی که قصد به اشتراک گذاری یادداشت ها را با همکاران یا دستیاران خود داشته باشید، امکان آن وجود دارد و نحوه ی انجام آن را در راهنمای مربوطه توضیح خواهیم داد.
فرم های مربوط به تصاویر و مدارک نیز در انتهای گروه فرم ها قرار دارد. جهت بارگذاری تصاویر بهتر است تصاویر افقی انتخاب نمایید. پس از انتخاب تصویر نیز می توانید کادر مورد نظر خود را از تصویر بارگذاری شده انتخاب نمایید.
پس از ورود اطلاعات، با کلیک بر روی دکمه ی «ثبت پیش نویس»، می توانید اطلاعات وارد شده را ثبت نمایید. در این صورت الزامی بودن پارامترها مورد بررسی قرار نمی گیرد و هر تعداد از اطلاعات را می توانید ذخیره نمایید.
در صورتی که اطلاعات را به صورت کامل ذخیره نموده اید و قصد انتشار فهرست را دارید، بر روی دکمه ی «ثبت نهایی» کلیک کنید. برای این منظور لازم است کلیه ی فیلدهای اجباری تکمیل شده باشد.
پس از «ثبت نهایی»، پیغامی ظاهر می شود مبنی بر انتشار و یا عدم انتشار پرونده ی ملک.
«انتشار برای عموم»: در این حالت پرونده ی ملک شما در سامانه قرار می گیرد و همه ی کاربران اعم از میهمان، کاربران عادی و کارگزاران قادر به مشاهده ی اطلاعات عمومی آن هستند.
«انتشار برای همکاران»: این حالت انتشار تنها همکاران و دستیاران شما را قادر می سازد تا پرونده ی ملک را مشاهده نمایند. سطح دسترسی ایشان را می توانید به دلخواه تنظیم نمایید.
«انتشار برای مشاوران»: در این حالت کاربران عادی و کاربران میهمان امکان مشاهده ی پرونده ی ملک را نخواهند داشت.
در صورتی که گزینه ی «عدم انتشار» را انتخاب نمایید و یا پنجره ی ظاهر شده را ببندید، پرونده ی ملک منتشر نمی شود و بجز شخص خودتان، هیچ کس به اطلاعات آن ملک دسترسی نخواهد داشت. اما شما قادر خواهید بود جستجوهایتان را از میان پرونده های منتشر نشده ی خود نیز انجام دهید و از خدمات دیرباز در خصوص آن پرونده بهره مند شوید.
پس از ثبت نهایی و انتخاب یکی از گزینه های انتشار، پرونده ی ملک مربوطه جهت تایید ادمین سایت ارسال می شود. مدیر سایت پس از بررسی عبارات و تصاویر ثبت شده، اقدام به تایید پرونده می نماید. شما می توانید وضعیت تایید پرونده ی ملک خود را از طریق مراجعه به صفحه ی «مدیریت املاک» در نوار ابزار سمت راست پنل کاربری خود، بررسی فرمایید.
از طریق کلیک بر روی آیکون زنگوله و یا مراجعه به صفحه ی «اطلاعیه ها» در نوار ابزار پنل کاربری خود، میتوانید اعلان های مربوطه را مشاهده نمایید:
پس از تایید پرونده ی ملک شما توسط مدیر سایت، کاربران قادر خواهند بود اطلاعات عمومی پرونده ی ملک را مشاهده نمایند.
برای مشاهده ی نحوه ی نمایش اطلاعات، پارامترهای الزامی مربوط به پرونده ی ملک با شناسه SHZ-101 تکمیل شد و برای عموم منتشر گردید. کاربر مهمان پرونده ی مذکور را به صورت زیر در سامانه مشاهده می نماید:
همانطور که مشاهده می کنید، در قسمت «اطلاعات عمومی» مشخصات سند،مشخصات مالک و اطلاعاتی از این دست نمایش داده نشده است و تنها اطلاعاتی که مورد نیاز خریدار یا مشتری می باشد آورده شده است. همچنین با کلیک بر روی قسمت های دیگر مثل «مشخصات ملک»، «مشخصات مالک» و ...، لازم است کاربر وارد سامانه شده و درخواست خود را برای کسب اطلاعات بیشتر ثبت نماید.
